Tietosuojaseloste asiakasyritysten yhteyshenkilöt

1. Johdanto

Tämä tietosuojaseloste tähtää siihen, että BEVI Finland OY AB-yrityksen (”Yhtiön”) asiakasyrityksen tai potentiaalisen asiakasyrityksen yhteyshenkilönä tulet saamaan tietoa siitä, kuinka Yhtiö käsittelee henkilötietojasi. Tietosuojaseloste kuvaa myös oikeuksiasi meitä kohtaan ja sitä, kuinka saat oikeutesi voimaan. Niitä asiakasyrityksiä, joiden kanssa Yhtiöllä on sopimussuhde tai tulee olemaan sopimussuhde, kutsutaan jäljempänä nimityksellä ”Asiakkaat”. Niitä yrityksiä, joihin Yhtiö ottaa yhteyttä ilman olemassa olevaa tai lähitulevaisuudessa odotettavissa olevaa asiakassuhdetta kutsutaan ”Potentiaalisiksi asiakkaiksi”.

2. Kuka on rekisterinpitäjä

Yhtiö on rekisterinpitäjä Asiakkaiden ja Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöistä kerättävien henkilötietojen käsittelyssä.

Yhtiön yhteystiedot ovat alla

BEVI Finland Oy Ab, Y-tunnus 1045666-9
Hannuksenpelto 6, FI-02270 Espoo 
Puhelin: +358 9 27091210

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä tietosuojavastaavamme, gdpr@bevi.com.

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

3.1 Asiakkaat

Yhtiö käsittelee Asiakkaiden yhteyshenkilöistä seuraavia henkilötietoja.
(a) Nimi
(b) Puhelinnumero
(c) Sähköpostiosoite 

Jos Asiakas on yksityinen elinkeinonharjoittaja, tulemme hankkimaan myös seuraavat tiedot.
(a) Yrityksen Y-tunnus 
(b) Yksityisen elinkeinonharjoittajan luottotiedot

Edellä mainittujen henkilötietojen käsittely on tarpeen, jotta Yhtiö pystyy noudattamaan Asiakkaan kanssa tekemäänsä sopimusta. Jos näitä tietoja ei voida käsitellä, Asiakkaan kanssa tehtyä sopimusta ei voida noudattaa. Tiedot kerätään sinulta ja/tai edustamaltasi Asiakkaalta.

Yhtiö säilyttää myös Asiakkaiden ostohistoriaa, ts. tietoja ostetusta tuotteesta, kuten määrä, päivämäärä ja hinta.

3.2  Potentiaaliset asiakkaat

Yhtiö käsittelee Potentiaalisen asiakkaan yhteyshenkilöön liittyviä tietoja: nimi, yhteystiedot ja tehtävä. Tiedot kerätään seuraavista paikoista: messut, kotisivut ja asiakastapaamiset

4. Tarkoitus, oikeusperuste ja säilytysaika

4.1 Asiakkaat

4.1.1 Asiakashallinta 

Nimeä ja yhteystietoja käsitellään, jotta Yhtiö voi toteuttaa oston, toimittaa tuotteen Asiakkaalle ja muilta osin hallinnoida Asiakkaan tilauksia ja tarjota palvelua Asiakkaalle oston jälkeen sekä mahdollistaa muilta osin Asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisten oikeuksien ja velvoitteiden hoitaminen. Jos Asiakas ei ole yksityinen elinkeinonharjoittaja, käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, jossa Yhtiön perusteltu intressi on Asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen noudattaminen ja hyvän palvelun antaminen Asiakkaalle.  Jos Asiakas on yksityinen elinkeinonharjoittaja, käsittelyn oikeusperusteena on se, että käsittely on tarpeen, jotta Yhtiö pystyy noudattamaan Asiakkaan kanssa tehtyä sopimusta.

Yksityisten elinkeinonharjoittajien Y-tunnusta käsitellään laskulla tapahtuvissa ostoissa. Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, jossa Yhtiön perusteltu intressi on asiakkaan identiteetin varmistaminen.

Yksityisiä elinkeinonharjoittajia koskevat luottotiedot käsitellään siinä tarkoituksessa, että Yhtiö pystyy varmistamaan Asiakkaan maksukyvyn. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun, jossa Yhtiön perusteltu intressi on maksun saamisen mahdollisuuden arviointi.

Edellä mainittuja tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen edellä mainituissa tarkoituksissa.

4.1.2 Palautukset, takuuvaateet ja tuotevastuu

Yhtiö säilyttää tietoja Asiakkaan ostohistoriasta sekä mahdollisen kirjeenvaihdon ja dokumentaation, jotka liittyvät Asiakkaan ostamiin tuotteisiin. Sellaisessa dokumentaatiossa saattaa olla yhteyshenkilön nimi ja muita yhteyshenkilöön liittyviä tietoja. 

Yhtiö säilyttää sellaisen dokumentaation niin pitkään ja siinä laajuudessa kuin on tarpeen, jotta Yhtiö voi antaa Asiakkaalle laadukasta palvelua oston jälkeen sekä käsitellä mahdollisia tuotevastuulain mukaisia reklamaatioita, takuuvaateita ja vaatimuksia. Tietoja säilytetään tässä tarkoituksessa oikeutetun edun tukemana.   

4.1.3 Suoramarkkinointi

Yhtiö voi myös käsitellä sähköpostiosoitettasi suoramarkkinointia varten. Markkinointi koostuu siitä, että Yhtiö lähettää sähköpostitse uutiskirjeitä ja tarjouksia tuotteista/palveluista, joiden arvioimme olevan merkityksellisiä ammattisi harjoittamisen kannalta.

Yksityisille elinkeinonharjoittajille voidaan lähettää uutiskirjeitä ja tarjouksia sähköpostitse enintään 10 vuotta ajan Asiakkaan viimeisimmän oston jälkeen. Asiakasyritysten, jotka eivät ole yksityisiä elinkeinonharjoittajia, yhteyshenkilöille voidaan lähettää sähköpostitse uutiskirjeitä ja tarjouksia enintään viiden vuoden ajan Asiakkaan viimeisimmästä ostosta.

Uutiskirjeitä ja markkinointisähköposteja lähetetään ainoastaan sillä edellytyksellä, ettet ole vastustanut sellaista markkinointia. Lisäksi voit koska tahansa peruuttaa uutiskirjeidemme ja markkinointisähköpostiemme tilauksen. Jos haluat perua tilauksen, ota yhteyttä Yhtiöön sähköpostiosoitteessa marketing@bevi.com ai käytä kaikissa uutiskirjeissä/sähköposteissa olevaa tilauksenperuutuslinkkiä.

Markkinoinnin oikeusperusteena on oikeutettu etu, jossa Yhtiön perusteltu intressi on sen tuotteiden markkinointi.

4.1.4 Muuta

Edellä mainitun lisäksi Yhtiö voi myös käsitellä henkilötietojasi, jos se on tarpeen soveltuvan lain mukaisen velvoitteen täyttämiseksi tai jotta Yhtiö voi perustella, esittää tai puolustaa oikeudellista vaadetta.

4.2 Potentiaaliset asiakkaat

Yhtiö käyttää yhteyshenkilöidensä tietoja markkinointitarkoituksessa oikeutetun edun tukemana. Markkinointi koostuu sähköpostitse lähetetyistä uutiskirjeistä ja tarjouksista, joiden arvioimme olevan merkityksellisiä ammattisi harjoittamisen kannalta. Uutiskirjeitä ja markkinointisähköposteja lähetetään ainoastaan sillä edellytyksellä, ettet ole vastustanut sellaista markkinointia. Lisäksi voit koska tahansa peruuttaa uutiskirjeidemme ja markkinointisähköpostiemme tilauksen. Jos haluat perua tilauksen, lähetä sähköpostia Yhtiöön sähköpostiosoitteessa marketing@bevi.com tai käytä kaikissa uutiskirjeissä/sähköposteissa olevaa tilauksenperuutuslinkkiä.

Tietosi säilytetään niin pitkään kuin Yhtiö tarvitsee tietoja markkinointikampanjoissa, joita varten tiedot kerättiin, edellyttäen, ettet sitä ennen ole vastustanut markkinointia. Markkinoinnin oikeusperusteena on oikeutettu etu, jossa Yhtiön perusteltu intressi on sen tuotteiden markkinointi.

5. Kenelle tulemme jakamaan tietojasi?

Yhtiö tulee siirtämään henkilötietojasi seuraaville tahoille: kuljetus- ja jakeluyhtiöt sekä systeemitoimittajat. Näillä vastaanottajilla on oikeus käsitellä henkilötietojasi ainoastaan Yhtiön lukuun samalla kun ne suorittavat palvelua Yhtiölle, esim. toimittavat tilatun tuotteen Asiakkaalle. Yhtiö toteuttaa kaikki kohtuulliset lakisääteiset, tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen, että tietojasi käsitellään turvallisella ja riittävällä suojaustasolla siirrettäessä tai jaettaessa tietoja valituille kolmansille osapuolille.

Yhtiö voi myös luovuttaa henkilötietojasi viranomaisille, esim. veroviranomaiselle, jos olemme lain mukaan velvollisia tekemään niin. Jos Yhtiön toiminta myydään kokonaan tai osittain, Yhtiö voi siirtää henkilötietosi toiminnan mahdolliselle ostajalle.

6. Siirretäänkö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietojasi tullaan pääasiassa käsittelemään EU/ETA-alueella, mutta niitä voidaan siirtää myös EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin. Yhtiö on suorittanut sopivat suojaustoimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi tekemällä henkilötietojen vastaanottajan kanssa sopimuksen, joka sisältää tietyt EU-komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet. Kopio näistä allekirjoitetuista vakiosopimuslausekkeista voidaan toimittaa pyynnöstä, kun pyyntö on lähetetty osoitteeseen gdpr@bevi.com.

7. Oikeutesi

Sinulla on tiettyjä lakisääteisiä oikeuksia, jotka voit saattaa voimaan Yhtiöön nähden. Seuraavassa on kooste näistä oikeuksista. Jos haluat täydet tiedot oikeuksistasi, katso EU:n yleinen tietosuoja-asetus, luvut 3–5.

(a) Käyttöoikeus/rekisteriote

Sinulla on oikeus tietää, mikäli Yhtiö käsittelee henkilötietojasi. Jos Yritys käsittelee henkilötietojasi, sinulla on oikeus tietää mm. mitä henkilötietoja Yritys käsittelee, käsittelyn tarkoitus, henkilötietojen ulkopuoliset vastaanottajat, joilla on pääsy henkilötietoihisi, ja henkilötietojen säilytysajan pituus.

(b) Tietojen siirto-oikeus (vain yksityiset elinkeinonharjoittajat)

Jos olet yksityisenä elinkeinonharjoittajana toimiva asiakas, sinulla on oikeus pyytää kopio Yhtiölle luovuttamistasi henkilötiedoista jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneella luettavassa muodossa. Sinulla on myös oikeus vaatia, että Yhtiö siirtää nämä henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus tietojen siirtämiseen koskee henkilötietoja, jotka käsitellään automaattisesti ja jotka perustuvat suostumukseesi tai sopimukseen, jossa olet osallisena.

(c) Virheellisten tietojen oikaisu

Sinulla on oikeus vaatia Yhtiötä korjaamaan virheelliset tai puutteelliset tiedot itsestäsi.

(d) Tiettyjen tietojen poisto

Sinulla on oikeus vaatia Yhtiötä poistamaan henkilötietojasi tietyin edellytyksin, esim. jos henkilötiedot eivät enää ole tarpeellisia siinä tarkoituksessa, mihin ne on kerätty.

(e) Oikeus vastustaa Yhtiön suorittamaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus vastustaa Yhtiön suorittamaa henkilötietojen käsittelyä.

(f) Oikeus vastustaa suoramarkkinointia

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa sitä, että Yhtiö käsittelee henkilötietojasi suoramarkkinointia varten. Jos vastustat sellaista käsittelyä, Yhtiön on ilman tarpeetonta viivettä lopetettava kaikki sinulle tapahtuva suoramarkkinointi.

(g) Oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä

Sinulla on oikeus vaatia Yhtiötä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tapauksissa. Jos esimerkiksi olet kiistänyt henkilötietojesi oikeellisuuden, voit pyytää käsittelyn rajoittamista sellaisen ajan puitteissa, että Yhtiö voi tarkistaa, ovatko henkilötiedot oikein.

(h) Valitus

Jos haluat valittaa Yhtiön suorittamasta henkilötietojesi käsittelystä, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.

Jos haluat pyytää rekisteriotetta, tietojen siirtoa, oikaisua, poistoa tai rajoitusta tai vastustaa tietojen käsittelyä, ota yhteyttä Yhtiöön sähköpostiosoitteessa gdpr@bevi.com.

8. Tietosuojaselosteen muutokset

Yhtiö pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Jos sellaisia muutoksia tehdään, asiasta tiedotetaan näillä yhtiön kotisivuilla.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää, ota ystävällisesti yhteyttä: gdpr@bevi.com

 

Seloste päivitetty: 2019-06-24